12 Passos para Melhorar a Eficácia Operacional na Indústria Logística

Eficiência operacional é uma relação input vs output que se refere ao custo de produção do seu produto ou de prestação do seu serviço versus a receita que a venda desses produtos ou serviços gera. Quanto maior for a sua eficiência operacional, menores serão os seus custos de produção da mesma quantidade de produtos ou de prestação do mesmo nível de serviço. Isso significa que quanto mais baixos forem os seus custos, menor será a geração da mesma quantidade de receitas.

A eficiência operacional é um imperativo para um negócio. Os operadores logísticos compreendem isto e estão a procurar formas de melhorar constantemente a sua própria eficiência operacional. Se conseguirem melhorar isto e a sua tomada de decisões, podem usufruir de benefícios tais como:

• tempo de espera mais curto;
• custos reduzidos;
• menos acidentes e uma taxa de acidentes mais baixa;
• clientes felizes e uma força de trabalho mais feliz;
• maior clareza para as pessoas no negócio;
• maior capacidade de adaptação à mudança.

Um termo semelhante que se pode ouvir em logística, e no mundo mais vasto dos negócios, é "eficácia operacional". Enquanto a eficiência operacional é fazer as coisas bem feitas, a eficácia operacional é fazer as coisas bem feitas para que as operações centrais do negócio criem valor para os clientes. É sobre o trabalho que o negócio faz. Eficácia é a eficácia com que a empresa alcança os resultados que se esforça por produzir.

Se procura como melhorar e aumentar a eficiência operacional do seu negócio, temos algumas dicas para si:

Para identificar onde se pode virar as coisas para melhor, tem de conhecer a sua operação do avesso. Um gestor de projecto deve dedicar algum tempo a andar à volta do armazém e anotar quais as áreas que são de mão-de-obra intensiva ou em que existe alguma forma de congestionamento de tráfego. Para além disso, devem realizar auditorias formais, análises métricas e até utilizar ferramentas de business intelligence para detectar as partes das operações que oferecem uma margem considerável para melhorias.

A eficiência operacional cria espaço para melhorias em todos os aspectos da sua operação. Para formar uma estratégia, terá de estabelecer objectivos mensuráveis e acompanhar a progressão do negócio em direcção a eles. Então poderá dizer muito mais facilmente se algo não estiver bem. Por exemplo, se for uma empresa fabricante e estiver a experimentar uma produção baixa e também níveis mais elevados de inactividade, as questões de manutenção estarão a atrasar todo o processo de produção.

Um dos grandes equívocos sobre ser transparente é que a transparência desencadeará um feedback que retardará os processos. Alguns líderes acreditam que se forem demasiado abertos sobre grandes mudanças, decisões empresariais e muito mais, não serão capazes de fazer movimentos rápidos ou decisões empresariais importantes.

No entanto, a longo prazo, a transparência poupará tempo e melhorará a eficiência. É importante estar ciente de que não se trata apenas de ser transparente com a informação. É preciso ser claro quanto aos objectivos que a transparência irá atingir, como a empresa irá recolher informação e o que irá fazer com ela. Deve também estar consciente de que a transparência deve estar no contexto. Sem contexto, a transparência pode ter impactos negativos, tais como o desenvolvimento de uma cultura de culpa ou de desconfiança entre indivíduos ou grupos, e gerar resistência à mudança.

É importante que diferentes departamentos ou diferentes divisões trabalhem em conjunto para cumprir metas e outros objectivos. Se um armazém ou outra empresa está a sofrer do efeito silo, também é provável que esteja a sofrer de uma produtividade mais baixa porque há menos interacção entre diferentes áreas da empresa.

Para reduzir os silos, a empresa deve estabelecer objectivos para toda a empresa e deixar claro aos empregados o seu papel na contribuição para o seu cumprimento. O objectivo é encorajar um espírito de colaboração e dispensar uma mentalidade de "nós contra eles", que muitas vezes pode existir nos locais de trabalho.

Não importa qual seja o nível do negócio, haverá uma espécie de engarrafamento. Pode ser no piso ou a nível da liderança, mas haverá um. Má comunicação, erros humanos, um equipamento defeituoso, software, um processo manual mal gerido, falhas nos fluxos de trabalho, ou mesmo uma má atitude ou baixo moral do pessoal podem todos criar estrangulamentos.

Se uma área estiver a funcionar muito mais lentamente que todas as outras, é um engarrafamento. Para reduzir os engarrafamentos, observar e identificar os sinais antes que os engarrafamentos façam parar todo o processo de moagem. Muitas vezes, é uma questão de aumentar a capacidade ou de a reduzir. Pode mesmo contratar trabalho até ter abordado a questão ou ter formado um plano a longo prazo para impedir que ela volte a ocorrer.

Trabalhar na construção da moral dos empregados, mantendo-a e reduzindo a sua frustração. Esta frustração pode nascer de quaisquer eficiências que lhes dificultem o bom desempenho das suas tarefas. A frustração e o baixo moral são assassinos para qualquer negócio, e os empregados podem acabar por sair, o que prejudicará a produtividade. Os empregados que são produtivos, satisfeitos no seu papel quotidiano e permanecem no negócio durante muito tempo são importantes para a eficiência operacional.

Parte de reter os seus empregados, treiná-los e ajudá-los a crescer significa reconhecer que as relações são importantes. Estabeleça cinco métricas que sejam comuns. Recompense os funcionários com melhor desempenho e procure desencorajar hábitos improdutivos.

Incrementar a eficiência dos seus serviços ao cliente e vendas, e pode prevenir problemas antes que eles se materializem ou mesmo evitá-los por completo. Se os clientes compreenderem bem o que estão a receber antes de se separarem do seu dinheiro, e se sentirem que os estás a ouvir, ganharás não só o seu negócio, mas também a repetição de negócios e referências.

A automatização e a segmentação do produto irá aumentar a velocidade de resposta às vendas. Fornecer rapidamente as pistas certas com informação e colocá-las em contacto com o contacto comercial certo é mais provável que lhes forneça o que procuram. Eles tornar-se-ão clientes mais rapidamente.

Semana de feedback regularmente porque os desejos e necessidades das pessoas mudam como o mercado muda. Ao pedir feedback regularmente, está a evitar que os membros da sua equipa de atendimento ao cliente e de vendas percam tempo e dinheiro com métodos e processos desactualizados.

Algarrafamentos reduzem a produtividade, mas também deve olhar para quaisquer outras barreiras que impeçam indivíduos ou equipas de serem bem sucedidos nas suas funções. Isto significa falar com os empregados e descobrir o que gostam nos seus empregos e o que não gostam, o que gostariam de fazer e qual é o seu objectivo final. Os requisitos do processo antiquado e expectativas irrealistas (dos seus empregados) também podem ficar entre eles e o sucesso.

Na medida em que identifique as barreiras, ajude os seus empregados a aproximarem-se o mais possível destes objectivos dentro da empresa. Se os empregados sentirem que os está a ouvir e a apoiá-los, eles investirão mais de si próprios nos seus papéis e na empresa.

Logística é um campo competitivo, e deve estar sempre à procura de melhorar. Os seus concorrentes serão (ou deverão ser), o que torna mais fácil ser deixado para trás. A melhoria contínua em vez de ficar satisfeito com a forma como as coisas aumentam as suas hipóteses de superar os seus concorrentes. Mesmo a mais pequena melhoria terá um impacto positivo, mas até começar a fazer alterações não saberá quais serão os resultados.

Negócios que podem conduzir operações mais rápidas, melhores e para menos sucesso. As novas tecnologias têm ajudado as empresas a apertar muitos aspectos das suas operações. Deixar para trás antigas formas de trabalho, tais como papelada, tarefas manuais e enormes despesas administrativas, e recorrer a software, inteligência artificial (IA) e outras tecnologias, permitiu às empresas de logística reduzir custos, racionalizar os seus processos e, em última análise, oferecer melhores produtos e serviços numa cadeia de fornecimento.

A eficiência operacional é a oportunidade de uma empresa de logística se tornar mais eficiente, mais eficaz e mais competitiva. Se dispuser de tempo para compreender o seu negócio e analisar os processos, estabelecer objectivos, implementar medidas para o ajudar a atingir esses objectivos e monitorizar o progresso, tudo isto lhe permitirá aumentar a sua eficiência operacional.

Importavelmente, porém, a eficiência operacional não é apenas uma série de passos práticos; é também uma mentalidade empresarial. Ao procurar tornar as suas operações mais eficientes, deve também assegurar-se de que os seus empregados compreendem o seu papel em tudo isto. Tornar isto claro ajudará a trazer todos a bordo e a transformar o desempenho do seu negócio ou departamento de logística para melhor.

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